会社の代表メールアドレスはinfo@ドメイン名でいいの?

代表メールアドレス起業・独立

あなたの会社ではどんな代表メールアドレスを使用していますか?

新規やお問い合わせメールを受信する会社の代表アドレスを設置することは、経営者が初めに行う重要な作業の一つです。

では、その代表アドレスはどのようにして決めたらよいかを今回はご紹介します。

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代表メールアドレスを設置する理由

代表メールアドレスとは、名前の通りその組織・企業を代表するメールアドレスのことです。

取引先や顧客とのやり取りや新規からの問い合わせ、メルマガの配信などに使用されます。

受信だけでなく送信も行うアドレスなので、信頼性を考慮し、GmailやYahoo!メールなどのフリーメールアドレスは避けましょう。

最も一般的な代表アドレスは「info@~.com」「info@~.co.jp」といった、"info"が頭にくるアドレスです。

迷ったらとりあえずinfo@にしておけば、汎用性が高いので間違いありません。

ちなみに、当サイトのお問い合わせフォームには「contact@bizlub.com」というアドレスを登録しています。

なぜ「info@~」というメールアドレスを使用していないのかについては後述します。

会社を設立し、会社のホームページを開設するとき最初に独自ドメインの取得とレンタルサーバーの契約を行います。

取得したドメインは、メールアドレスとしても利用することができるので、ホームページ開設を解説するとき一緒に代表メールアドレスの設定を行うと良いでしょう。

info@メールアドレスの注意点

info@~というメールアドレスは主流で多くの企業が使用しているが故に、問題もあります。

それは、迷惑メールで利用されるメールアドレスもinfo@~が多いという問題です。

info@~というアドレスは多くの企業が使用しているため、info@~と付いたアドレスを拒否(ブロック)してしまうと、重要なメールを見逃してしまう可能性があります。

そこに付け込んで、迷惑メール業者は拒否されにくいのをいいことにinfo@~というメールアドレスから迷惑メールを送り付けてくることがあります。

逆に企業からの重要なメールも、info@~というメールアドレスを顧客が拒否設定していて届かないという可能性もあります。

上記を踏まえ、info@メールアドレスを運用する場合は気をつけましょう。

代表メールアドレスの種類

小規模な会社であれば代表アドレスは一つでも問題ありませんが、組織が大きくなり届くメールが多くなると、オペレーション上どうしても一つのメールアドレスでは処理しきれなくなってきます。

そうなった場合は、役割に合わせて新たにメールアドレスを設定しなければなりません。

info@以外の種類をいくつかご紹介しましょう。

  • contact@~.com … 問い合わせフォーム専用アドレス
  • support@~.com … 商品説明や契約などサポート全般のアドレス
  • sales@~.com … セールス全般のアドレス
  • news@~.com … ニュース配信アドレス
  • no-reply@~.com … メルマガ等の配信(送信)専用アドレス
  • shopping@~.com … ショッピングサイトのアドレス
  • order@~.com … 注文確認用アドレス

挙げ始めたらキリがないのでこの辺にしておきますが、上記のように様々な用途に合わせたメールアドレスを設定している企業はたくさんあります。

また、@の前の名前を変えるだけでなく、サブドメインを使用したメールアドレスの分け方を行う企業もあります。

例えば、AppleのID確認を行うためのメールアドレスは「appleid@id.apple.com」というように、サブドメインが使用されています。

ここまでの説明で分かる通り、メールアドレスの決め方にルールなどは存在しないため、何の用途か分かりやすい・伝わりやすいメールアドレスを設定することが重要です。

フリーメールのアドレスは悪印象?

冒頭で少し述べましたが、GmailやYahoo!メールなどのフリーメールアドレスは避けるべきです。

特に避けるべきが、社員の専用アドレスがフリーメールアドレスのケースです。

例えば、佐藤和真さんという経営者がいた仮定して、使用しているビジネスメールアドレスは「k.sato@gmail.com」だったとします。

名刺の連絡先にも、このGmailアドレスが記載されています。

商談で名刺交換を行い、それを見た取引先はどう思うでしょうか。

「IT知識がない方なのか」「フリーメールアドレスで取引のやり取りなんてできない」「リテラシー(信頼性)がなってない方だ」などと思われてしまいかねません。

名刺交換の時点で、印象は最悪です。

これが原因で、ビジネスの機会損失を招いてしまうことがあるかもしれません。

そうならないためにも、ビジネス用のドメインをしっかり取得し、メールアドレスを設定するようにしましょう。

目的に合ったメールアドレスを設置しましょう

法人として問い合わせ対応や取引を行うため、代表メールアドレスの設定は必要不可欠です。

この作業は会社を設立・起業して一番最初に行うことだといっても過言ではありません。

いつでもすぐに作れるGmailやYahoo!メールなどのフリーメールアドレスでは、会社としての信頼性に欠けてしまうので、必ずドメインを取得してメールアドレスを設定しましょう。

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